Contoh dan Cara Membuat Surat Penawaran 2018

Contoh dan Cara Membuat Surat Penawaran 2018

contoh surat penawaran – Orang-orang yang sering berkutat di bidang perusahaan barang atau jasa tentu sudah mengenal banyak istilah dalam pekerjaannya. Salah satu istilah tersebut adalah surat penawaran. Pernahkah Anda mendengarnya? Anda yang belum mengetahui banyak tentang dunia kerja tentu akan bertanya-tanya mengenai hal tersebut. Untuk itu, Anda perlu menyimak uraian mengenai definisi, komponen susunan, cara membuat surat penawaran, hingga contoh surat penawaran yang banyak dibagikan melalui internet.

Sebelum menguak lebih dalam mengenai definisi dan contoh surat penawaran, Anda bisa menyimak terlebih dahulu mengapa ada banyak orang membagikan contoh surat ini di internet. Hal ini bisa dikarenakan oleh kemajuan teknologi yang membuat orang lebih menyukai hal-hal yang bisa dilakukan dengan praktis. Salah satunya adalah dengan mencari referensi sumber yang sudah ada agar lebih cepat dalam membuat surat penawaran.

Apa itu Contoh Surat Penawaran?

Bagi Anda yang belum pernah melihat contoh surat penawaran, Anda bisa menyimak terlebih dahulu mengenai apa yang dimaksud dengan surat penawaran. Surat penawaran merupakan jenis surat bisnis atau usaha. Surat ini ditulis sebagai bentuk penyampaian maksud secara profesional oleh sebuah perusahaan atau usaha baik berupa barang atau jasa.

Contoh surat penawaran yang banyak ditiru oleh berbagai institusi tersebut merupakan salah satu cara bagi perusahaan tersebut untuk memperlihatkan kepada perusahaan lain bahwa perusahaan yang membuat surat bermaksud menjalin kerja sama yang baik dan saling menguntungkan kedua pihak. Karena itulah, surat ini seperti layaknya surat resmi pada sebuah instansi.

Jenis dan Contoh Surat Penawaran

peluang kerjasama
via unsplash

Umumnya, contoh surat penawaran bisa dibagi menjadi 2 jenis, yaitu surat penawaran produk dan surat penawaran jasa. Masing-masing jenis tersebut memiliki kriteria yang berbeda pada isinya. Sebagai contoh, pada surat penawaran mengenai produk, penjelasan akan lebih menitikberatkan pada deskripsi, spesifikasi, hingga harga produk. Sementara itu, pada jasa umumnya lebih kepada jenis layanan jasa yang ditawarkan serta kriteria lainnya yang mengikuti. Akan tetapi masih banyak lagi contoh dari surat penawaran, seperti contoh surat penawaran barang furniture, contoh surat penawaran produk kue, contoh surat penawaran dan balasannya, contoh surat penawaran kerja sama perusahaan, contoh surat penawaran komputer, contoh surat penawaran kue donat, contoh surat penawaran bahasa inggris, contoh surat penawaran furniture terbaru, contoh surat pesanan, dan contoh surat permintaan.

Biasanya, surat ini lebih banyak dibuat dan dikirimkan oleh perusahaan yang berfokus di bidang penyaluran atau distribusi. Jadi, dapat disimpulkan bahwa sebagian besar pengguna surat penawaran adalah perusahaan distributor. Perusahaan distributor tersebut menawarkan pada produsen sebuah jasa untuk menyalurkan.

Walaupun lebih digunakan oleh banyak perusahaan jasa seperti distributor, namun masih ada beberapa individu atau perusahaan produk yang menggunakan contoh surat penawaran untuk memasarkan produk yang ingin dijualnya. Salah satu contohnya adalah individu yang ingin membeli rumah. Di kota-kota modern dan maju, pembeli rumah umumnya memberikan penawaran yang mengguntungkan bagi calon penjual rumah maupun orang yang ingin membeli rumah.

Mengapa Anda Perlu Contoh Surat Penawaran?

surat penawaran
via unsplash

Tentu ada sebagian orang yang akan bertanya-tanya mengapa sebuah perusahaan atau institusi membuat surat penawaran. Hal ini karena ada banyak kelebihan yang bisa didapatkan dari menggunakan surat seperti ini. Selain itu, menggunakan surat seperti ini juga akan membuat sebuah usaha akan terlihat lebih profesional.

Meningkatkan angka pendapatan

Membuat inovasi dari contoh surat penawaran yang banyak dibagikan di internet merupakan salah satu cara para penjual barang dan jasa agar lebih dapat meningkatkan angka penghasilan mereka. Dengan begitu, angka pendapatan akan semakin lebih baik.

Memberikan peluang kerja sama yang profesional

Dengan menggunakan surat seperti ini, peluang kerjasama yang profesional dengan mitra kerja juga akan menjadi lebih besar. Walaupun peluang kerja sama masih bisa dipengaruhi dengan susunan atau penulisan surat penawaran, namun bagaimanapun menggunakan surat seperti ini akan lebih memberikan kemungkinan untuk menjalin kerjasama dibandingkan perusahaan yang tidak membuat sama sekali.

Memudahkan penyampaian maksud kerjasama

Pembuatan surat yang inovatif dan kreatif dari contoh surat penawaran yang ada bisa memudahkan pengirimnya dalam menyampaikan maksud untuk menjalin kerjasama. Hal ini bisa dianggap sebagai langkah awal yang baik. Perusahaan penawar tidak perlu langsung melakukan pertemuan dengan pihak yang diajak sementara kesepakatan belum tentu terjalin. Saat penerima surat menanggapi ajakan kerjasama kerja dengan positif, barulah kerja sama saling menguntungkan bisa dimulai.

Karena banyak manfaat itulah, contoh surat penawaran banyak dicari oleh banyak orang maupun instansi swasta maupun negeri. Anda yang bingung bagaimana membuat surat bisnis ini bisa mencari contoh surat yang tidak jauh berbeda dengan bidang pekerjaan Anda.

Sebagai contoh, Anda bisa memilih surat penawaran mengenai produk apabila usaha Anda bergerak dalam bidang produksi. Sebaliknya, apabila Anda memiliki usaha atau bisnis jasa, Anda bisa memilih contoh surat yang isinya mengenai penawaran kerjasama di bidang jasa.

Apa Saja Unsur dalam Contoh Surat Penawaran?

surat penawaran
via unsplash

Sebuah surat tidak akan terlihat rapi dan menjanjikan tanpa adanya unsur-unsur penting dalam penulisan surat bisnis ini. Karena itulah, ada beberapa unsur yang penting yang bisa Anda lihat di contoh surat penawaran. Unsur penyusun surat yang salah satu contohnya adalah surat niaga tersebut meliputi:

  1. Nomor surat. Nomor surat umumnya berada di bagian atas. Nomor pada surat umumnya dibuat berdasarkan nomor verbal surat yang keluar. Nomor verbal tersebut biasanya dicatat dalam buku surat keluar.
  2. Lampiran. dengan melihat bagian ini, orang dapat tahu berapa banyak lembaran yang menyertai surat tanpa harus menghitung satu per satu.
  3. Perihal atau terkadang disingkat menjadi Hal. Bagian contoh surat penawaran ini berguna untuk memudahkan penerimanya mengetahui maksud atau isi surat sebelum membaca isi surat secara lebih detail.
  4. Tanggal saat surat dibuat dan ditandatangani.
  5. Nama dan alamat surat ditujukan. Disini, nama seseorang dan / lembaga disebutkan lengkap dengan alamat orang dan / lembaga tersebut.
  6. Salam pembuka. Dalam contoh surat penawaran, salam pembuka bisa berupa Dengan hormat, Assalamualaikum wr. Wb, dan sebagainya. Salam atau sapaan yang hormat merupakan salah satu etika dalam surat menyurat resmi.
  7. Isi surat. Apabila Anda melihat contoh surat penawaran, Anda akan melihat ada beberapa paragraf dalam tubuh isi surat. Bagian pertama berupa pengantar, paragraf kedua berupa informasi utama yang ingin disampaikan kepada penerima, dan paragraf terakhir berisi kata-kata yang lebih mempertegas isi utama di paragraf kedua serta ucapan terima kasih. Di paragraf kedua, informasi penting yang umumnya disampaikan adalah produk, harga, sistem penjualan dan pengiriman, layanan, dan sebagainya.
  8. Salam penutup di akhir surat bisa berupa kata Assalamualaikum wr.wb atau lainnya. Karena diawali dengan salam pembuka, tidak terstruktur apabila di akhir isi surat tidak ada salam penutup.
  9. Keterangan pengirim seperti nama terang dan jabatan, serta tidak lupa tanda tangan.

Pada contoh surat penawaran, Anda mungkin juga akan melihat beberapa yang tidak membagi pengutaraan isi menjadi 3 paragraf, melainkan hanya 2 paragraf. Semua itu tergantung sedikit banyaknya informasi yang ingin disampaikan pada isi. Umumnya, apabila terlalu banyak informasi produk atau jasa yang ingin disampaikan, perusahaan tersebut akan lebih memilih untuk mencantumkan informasi yang dianggap penting pada bagian lampiran. Dengan begitu, isi utama pada surat akan terlihat lebih ringkas dan jelas.

Apa yang Harus Dipelajari dari Contoh Surat Penawaran Pada Umumnya?

surat penawaran kerjasama
via unsplash

Melihat contoh surat penawaran yang Anda temukan di internet atau media lainnya belum tentu membuat Anda paham untuk menyusun surat penawaran sesuai dengan kebutuhan Anda. Untuk itu, Anda bisa menyimak poin-poin penting dalam menulis surat penawaran. Poin-poin yang harus diperhatikan adalah sebagai berikut.

1. memberikan keterangan yang jelas sebagai pengirim

Agar surat Anda dapat diterima dan direspon oleh penerima surat, Anda harus menuliskan nama terang beserta posisi dan lembaga tempat Anda bekerja. Dengan begitu, orang yang membacanya tidak akan bertanya-tanya atau bahkan waspada apakah pengirimnya adalah penipu akibat pencantuman nama dan keterangan lainnya yang tidak jelas.

2. menunjukkan keabsahan surat

Dalam beberapa contoh surat penawaran, Anda mungkin akan menemukan surat yang disertai dengan logo atau lainnya yang menunjukkan keabsahan dari surat tersebut. Karena itu, surat yang Anda buat usahakan agar tidak terlalu biasa karena memiliki peluang besar untuk dipalsukan oleh orang lain.

3. menggunakan bahasa yang baku dan jelas

Karena merupakan surat bisnis resmi, maka bahasa yang digunakan di dalamnya juga harus merupakan bahasa baku. Selain itu, pengungkapan maksud dengan bahasa yang digunakan sebaiknya juga tidak berbelit-belit. Dengan begitu, penerima surat akan mudah jelas dengan maksud yang diutarakan.

4. menggunakan format susunan yang benar

Salah satu cara membuat surat penawaran yang benar adalah dengan memperhatikan susunan bagian surat yang baik. Jadi, semakin baik susunan bagan pada surat, semakin mudah pula orang dalam membaca dan memahaminya. Sebagai contoh, apabila ingin mencantumkan daftar harga, maka penulisan yang benar adalah menggunakan format tabel dan menempatkannya pada lampiran, jika daftar tersebut panjang.

Selain itu, penulisan seperti tanggal, hal, lampiran dan sebagainya harus disesuaikan dengan aturan umumnya, di kiri ataukah di kanan surat. Penulisan paragraf juga tidak boleh dilupakan dimana paragraf harus menjorok ke dalam. Untuk spasi, ukuran, dan jenis tulisan juga harus diatur dengan baik dan sesuai dengan aturan pada umumnya.

5. mencantumkan informasi yang dibutuhkan

Pada contoh surat penawaran, Anda tentu akan menemukan beberapa informasi mengenai barang atau jasa yang dijelaskan di isi surat maupun dilampirkan di lembar lainnya. Anda perlu mencantumkan informasi mengenai barang atau jasa dengan sejelas-jelasnya di bagian isi surat. Apabila terlalu panjang, Anda bisa mencantumkan informasi yang lebih detail di bagian lampiran. Jangan lupa untuk memberikan keterangan bahwa informasi mengenai sub tersebut terdapat di bagian lampiran.

6. memberikan keterangan lanjutan

Maksudnya, setelah Anda memberikan keterangan dan penjelasan, Anda bisa mencantumkan kapan dan bagaimana pihak penerima surat dapat menghubungi Anda. Dengan begitu, apabila ada sambutan positif untuk bekerjasama, mereka tidak perlu bingung bagaimana dan kemana harus menghubungi perusahaan Anda.

7. menyertakan amplop dan lainnya

Apabila penerima mungkin akan membalas surat Anda dengan surat pula, tidak ada salahnya Anda menyertakan amplop bersama surat yang Anda kirim. Pada amplop tersebut akan lebih baik jika sudah ada keterangan alamat yang dituju. Dengan begitu, pihak yang Anda kirimi surat hanya perlu mengirim balik surat balasan mereka.

Teknik Inovatif Contoh Surat Penawaran yang Dipilih Lebih Berpeluang Berhasil

keterangan pengirim
via unsplash

Seperti yang kita tahu, setiap surat dibuat dengan tujuan yang berbeda. Walaupun sama-sama merupakan surat penawaran, akan tetap masih ada beberapa perbedaan antara surat jasa dan surat penawaran produk. Selain dari segi format dan isinya, penerima kedua jenis surat tersebut juga berbeda. Karena itulah, Anda memerlukan contoh template yang jelas untuk diikuti.

Apabila Anda masih bingung meskipun telah melihat beberapa contoh surat penawaran, Anda bisa mengikuti tips atau cara membuat surat penawaran yang dapat diikuti.

1. Awali dengan sesuatu yang menarik perhatian pembaca

Awal surat merupakan salah satu faktor penentu sukses tidaknya langkah lanjutan dari surat Anda nantinya. Anda bisa menggunakan kalimat di awal yang bisa menarik orang yang membacanya. Kata-kata yang lugas dan langsung mengungkapkan manfaat kerjasama bisnis bisa menjadi acuan Anda untuk membuat mereka tertarik. Anda harus memastikan apa yang ingin disampaikan diungkapkan dengan jelas.

2. Angkat isu-solving yang mungkin dihadapi penerima surat

Anda bisa mengungkapkan isu yang sering dihadapi oleh perusahaan seperti yang Anda kirimi surat. Dengan bahasa dan kalimat yang baik, ungkapkan simpati dan saran solusi dari masalah tersebut. Anda bisa secara persuasif, sederhana, dan lugas menyarankan pada mereka apa yang bisa didapatkan jika menggunakan barang atau jasa Anda.

3. memberikan penawaran yang sama-sama menguntungkan kedua pihak

Anda bisa melihat contoh surat penawaran yang menginformasikan penawaran dalam isinya. Anda perlu ingat bahwa kata-kata Anda harus tetap obyektif dan logis. Dengan penawaran yang masuk akal, Anda bisa membuat pihak yang Anda tuju untuk bekerjasama. Dalam penawaran tersebut jangan lupa untuk menyertakan solusi untuk masalah buruk yang mungkin terjadi di kemudian hari, seperti apabila terjadi ketidakpuasan produk/jasa, dan masalah lainnya.

Faktor Khusus Ditindaklanjuti Tidaknya Surat dari Template Contoh Surat Penawaran

menyertakan amplop pada surat penawaran
via unsplash

Setelah menggunakan teknik penulisan yang jitu, sukses tidaknya surat penawaran Anda ditentukan oleh faktor lainnya seperti berikut ini:

1. Suasana hati orang yang menerima surat

Suasana hati orang yang membaca surat penawaran Anda sedikit banyak turut mempengaruhi ditindaklanjuti atau tidaknya surat penawaran yang Anda kirimkan. Apabila saat membaca surat tersebut orang tersebut dalam mood yang baik dan bahagia, kemungkinan tindak lanjut akan semakin besar. Sebaliknya, jika si pembaca saat itu sedang dalam mood yang kurang baik, Anda harus memasrahkan keputusan pada Tuhan Yang Maha Kuasa.

2. Waktu penerimaan atau saat surat dibaca

Waktu sedikit banyak juga turut menentukan diterima tidaknya tawaran. Anda harus menentukan waktu dalam tahun yang dianggap baik untuk menjalin kerjasama bisnis. Tawaran Anda mungkin sedikit banyak juga turut menentukan ditindaklanjuti atau tidaknya surat penawaran yang Anda kirim.

3. Suasana kerja pada hari penerimaan surat

Faktor eksternal seperti suasana tempat kerja juga bisa mempengaruhi nasib surat penawaran yang Anda kirimkan. Apabila “beruntungnya” surat Anda sampai kepada mereka di waktu kantor atau tempat usaha sedang sibuk, silakan lebih bersabar dan berdoa agar surat Anda tidak terlupakan.

Apabila surat penawaran berhasil mendapat respon baik, Anda tinggal menentukan langkah selanjutnya. Anda bisa menggunakan taktik tertentu untuk meningkatkan hubungan kerjasama yang baik. Itulah beberapa info seputar definisi hingga keberhasilan penulisan surat penawaran dari contoh surat penawaran yang baik.